Política de tratamiento de datos

  1. INTRODUCCIÓN.

Mediante este documento,  CUSO INTERNATIONAL  en Colombia, establece las políticas que aplicará en el tratamiento de los datos personales que le han sido suministrados en el desarrollo de su objeto social, y en especial, se establece el procedimiento a disposición de los Titulares de la Información para la adecuada atención de las consultas y reclamos que llegaren a presentar, todo en el marco de la Ley 1581 de 2012, el decreto reglamentario 1377 de 2013, y cualquier otra norma que los complemente, modifique o derogue.

CUSO INTERNATIONAL es una entidad extranjera sin ánimo de lucro constituida bajo las Leyes de Canadá, y debidamente registrada en Colombia, por lo cual para CUSO INTERNATIONAL es de mayor importancia dar cumplimiento cabal a la normatividad existente en el territorio colombiano. Para el caso en concreto, CUSO INTERNATIONAL es Responsable de Tratamiento de Datos, conforme lo establecido en la Ley Estatutaria 1581 de 2012.

A través de estas políticas, se instrumentalizan los procedimientos para la recolección y tratamiento de los datos personales en los términos establecidos en la citada Ley. Se integra al presente manual los anexos y modelos a través de los cuales se obtiene la autorización por parte del Titular de la información en Colombia.

También se informa a los Titulares de la Información, que toda información o dato que sea enviado, o consultado en Canadá, será únicamente administrado por funcionarios de CUSO INTERNATIONAL, y se aplicará en todo momento las leyes de protección de información aplicables en dicho País. La política de CUSO INTERNATIONAL aplicable en Canadá puede ser consultada en http://www.cusointernational.org/legal-privacy.

  1. APLICACIÓN DEL MANUAL.

Este Manual será aplicable a todos los datos personales que sean recolectados por CUSO INTERNATIONAL, previa autorización del Titular de los mismos, incluyendo pero sin limitarse a los entregados por proveedores, contratistas, empleados, voluntarios u otros asociados. Por su parte, CUSO INTERNATIONAL no aplicará este Manual para los casos expresamente exceptuados en la Ley o decreto reglamentario, y en especial para los siguientes:

  • a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
  • b) Datos de naturaleza pública;
  • c) Casos de urgencia médica o sanitaria;
  • d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;
  1. DEFINICIONES

Para los efectos de este Manual, se dará aplicación a las definiciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 en su artículo 3° y también las establecidas en el decreto 1377 de 2013 en su artículo 3°, las cuales se transcriben a continuación para claridad de quien consulte este documento:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;

Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

  1. RESPONSABLE DE TRATAMIENTO.

CUSO INTERNATIONAL, entidad extranjera sin ánimo de lucro con domicilio principal en Canadá, y debidamente registrada en Colombia ante la Cámara de Comercio de Bogotá D.C., y con el Nit.900.795.039-2, es el Responsable del Tratamiento de la Información. Los Titulares podrán contactarse con CUSO INTERNATIONAL:

  • En la dirección: calle 70A No.12-08, Barrio Quinta Camacho de la Ciudad de Bogotá D.C.
  • En el teléfono (571) 3224019
  • En el correo electrónico: [email protected]
  • En el sitio web: https://www.facebook.com/ScopeColombia/?fref=ts
  1. AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS.

CUSO INTERNATIONAL, a más tardar al momento de recibir los datos personales de los Titulares de la Información, solicitará a estos la autorización correspondiente en los términos de la Ley 1581 de 2012 y el decreto 1377 de 2013.

La autorización se solicitará mediante documento físico que deberá ser suscrito por el Titular de la Información en el evento de que decida otorgarla, y el cual será custodiado por CUSO INTERNATIONAL en sus archivos. Excepcionalmente, CUSO INTERNATIONAL podrá solicitar la autorización para el tratamiento de datos, mediante envío de correo electrónico, caso en el cual se almacenará digitalmente el correo electrónico de respuesta en el evento de que se otorgue la autorización, así como una copia física de dicha respuesta.

  1. MODIFICACIONES AL AVISO DE PRIVACIDAD Y/O A LAS POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS.

Cualquier modificación al Aviso de Privacidad y/o a las Políticas de Tratamiento de Datos de CUSO INTERNATIONAL serán notificadas mediante publicación de dicho cambio en la página web https://www.facebook.com/ScopeColombia/?fref=ts . En todo caso, cuando se llegare a modificar sustancialmente las finalidades de tratamiento de los datos solicitados, CUSO INTERNATIONAL, mediante correo electrónico solicitará al Titular de la Información una nueva autorización para el tratamiento de datos.  El correo electrónico será el medio principal para solicitar este tipo de nuevas autorizaciones, salvo que el Titular de la Información expresamente haya solicitado que se le comunique o solicite la autorización por escrito físico.

  1. TRATAMIENTO AL QUE SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES – FINALIDADES.

Los datos personales que los titulares de la información le entreguen a CUSO INTERNATIONAL en desarrollo de un vínculo jurídico, comercial o por cualquier otro motivo, serán compilados, almacenados, consultados, usados y en general tratados dando estricto cumplimiento a los términos establecidos en la Ley 1581 de 2012, el decreto 1377 de 2013, y cualquier otra norma que los modifique, complemente o derogue, con el objetivo de cumplir las siguientes finalidades:

  • Mantener una comunicación adecuada y suficiente con los Titulares de la Información para el desarrollo de los vínculos contractuales existentes o que llegaren a existir.
  • Ejecutar en debida forma los acuerdos (laborales, de voluntariado, comerciales, proveedores, comerciales, entre otros) alcanzados con los Titulares de la Información.
  • Realizar estadísticas de las actividades y colaboradores de CUSO INTERNATIONAL en Colombia, así como de los convenios o resultados de estos.
  • Evaluar el desempeño de los empleados, voluntarios, asociados o proveedores de CUSO INTERNATIONAL, y en general, cumplir las obligaciones derivadas de estos acuerdos.
  • Envío o consulta de información en Canadá por parte de los miembros de CUSO INTERNATIONAL que se encuentren ubicados en dicho país. Se podrá almacenar información directamente en servidores ubicados en Canadá.
  • Transmitir la información a terceros, única y exclusivamente para cumplir con los vínculos contractuales existentes con el Titular de la Información, como por ejemplo, pero sin limitarse a, entidades del sistema de seguridad social, contratistas encargados de administrar la contabilidad de CUSO INTERNATIONAL, entre otros.
  • Transmitir a los titulares de los datos personales, información sobre nuevos proyectos, eventuales alianzas o actividades desarrolladas por CUSO INTERNATIONAL en las cuales el titular del dato personal pueda estar interesado a juicio de CUSO INTERNATIONAL.
  • Cumplir con obligaciones laborales, de seguridad social, tributarias, contables, legales, contractuales o administrativas a cargo de CUSO INTERNATIONAL y relacionadas con los Titulares de la Información.
  1. DATOS SENSIBLES Y TRATAMIENTO DE DATOS DE INFANTES Y/O ADOLESCENTES.

CUSO INTERNATIONAL conoce y asume un especial compromiso con la privacidad que tienen los titulares de la información sobre los datos sensibles, y por lo tanto, informamos que CUSO INTERNATIONAL como política general no solicita ni realiza tratamiento de datos sensibles. No obstante lo anterior, en desarrollo de proyectos especiales acordes con nuestro objeto social, es posible que sean solicitados los mismos, caso en el cual CUSO INTERNATIONAL actuará con la mayor diligencia posible al respecto, cumpliendo las reglas especiales establecidas para la autorización y tratamiento de estos datos sensibles, y en especial, se deja constancia expresa que el Titular de la Información no tendrá obligación alguna de entregar este tipo de datos.

Igualmente, de llegar a presentarse el tratamiento de datos de infantes y/o adolescentes, CUSO INTERNATIONAL cumplirá a cabalidad la normativa especial establecida para estos casos.

  1. DERECHOS QUE LE ASISTEN A LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN.

Los Titulares de la Información, son los únicos propietarios de los datos por ellos entregados para el tratamiento de CUSO INTERNATIONAL, y en consecuencia, CUSO INTERNATIONAL únicamente realizará el tratamiento de los datos entregados, para cumplir con las finalidades aquí señaladas y el vínculo contractual, comercial o de otra índole existente con el Titular de la Información. Así las cosas, CUSO INTERNATIONAL, cumplirá en todo momento con los deberes y obligaciones que le corresponden como Responsable del Tratamiento, y en especial, reconoce y respetará los derechos que tienen los titulares de la información, y que se relacionan a continuación:

  • a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al Responsable del Tratamiento o Encargados del Tratamiento en caso de existir. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
  • b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe por disposición legal
  • c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
  • d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
  • e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;
  • f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

10. PROCEDIMIENTO PARA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS DEL TITULOS DE LA INFORMACIÓN

Los Titulares de la Información tienen el derecho a conocer, actualizar, rectificar, o suprimir los datos personales que son tratados por CUSO INTERNATIONAL, así como a revocar la autorización otorgada inicialmente. Para tal efecto, CUSO INTERNATIONAL ha designado al área de administración y finanzas como área encargada para atender las solicitudes de los Titulares de la Información respecto del ejercicio de sus derechos, como lo es conocer, actualizar, rectificar, suprimir información y revocar la autorización, y en general, para atender cualquier asunto relacionado con el tratamiento de datos personales que realiza CUSO INTERNATIONAL.

Para efectos de contactarse con la referida área, los Titulares de la Información deberán presentar su solicitud por escrito a la dirección Calle 70A No.12-08 Barrio Quinta Camacho de la Ciudad de Bogotá D.C., dirigida a la mencionada área o a la dirección de correo electrónico [email protected], y dicha solicitud deberá contener cuando menos lo siguiente:

  1. Solicitud expresa del Titular de la Información.
  2. Datos de contacto para emitir la respuesta correspondiente. En el evento de que no se proporcione un dato de contacto especial, CUSO INTERNATIONAL remitirá la respuesta a las direcciones de contacto previamente registradas ante CUSO INTERNATIONAL.

CUSO INTERNATONAL, responderá las solicitudes presentadas en un término máximo de 10 días hábiles contados a partir del recibo de las mismas. No obstante lo anterior, si por cualquier causa, no fuere posible responder la solicitud en la medida que la misma no era clara o se presentó incompleta, en este término CUSO INTERNATIONAL, solicitará al Titular de la Información cualquier aclaración que se requiera, garantizando de esta manera que se dará una respuesta de fondo a la solicitud del Titular de la Información, en un término no mayor a 5 días hábiles luego de recibida la aclaración por parte del Titular de la Información.

Si luego de solicitado por parte de CUSO INTERNATIONAL la información adicional o aclaratoria al Titular de la Información, este no la remite en un término de 20 días calendario, se entenderá que ha desistido de la solicitud.

CUSO INTERNATIONAL, respetando el deber de confidencialidad y protección de datos personales, sólo responderá solicitudes sobre estos asuntos al Titular de la Información, o a su apoderado debidamente constituido o herederos. En estos casos, el apoderado o los herederos, deberán acreditar conforme a las disposiciones legales aplicables la calidad en que actúan.

En el evento de que la solicitud del Titular de la Información se trate de la revocatoria de la Autorización, CUSO INTERNATIONAL se abstendrá de realizar el tratamiento de sus datos personales desde la fecha de recibo de dicha solicitud, salvo que exista un deber legal o contractual a cargo de CUSO INTERNATIONAL o del Titular de la Información, de continuar permitiendo el tratamiento de datos. En este evento, CUSO INTERNATIONAL notificará al Titular de la Información de la existencia del deber legal o contractual en comento.

  1. TRANSFERENCIA A TERCEROS PAÍSES.

CUSO INTERNATIONAL, es una entidad extranjera, con domicilio principal en Canadá, por lo que los datos que sean entregados en Colombia, podrán ser transmitidos a funcionarios de CUSO INTERNATIONAL en dicho País y en general, se realizará el tratamiento de datos personales en Canadá para las finalidades previstas en estas políticas. En el Aviso de Privacidad y en la Autorización respectiva se informará y solicitará aprobación al Titular de la Información respecto de la transferencia de sus datos personales a territorio canadiense.

  1. VIGENCIA

El presente Manual, contentivo de las Políticas de Tratamiento de Datos aplicables por CUSO INTERNATIONAL, entrará en vigencia a partir del día 2 de noviembre del año 2016 y permanecerá vigente mientras CUSO INTERNATIONAL realice el tratamiento de datos personales. Cualquier modificación a estas políticas será notificado conforme se dispone en el numeral 6 de este documento.